Télétravail : comment gérer correctement ses employés à distance ?

En seulement quelques mois, la crise sanitaire du coronavirus a provoqué de grands bouleversements dans le monde du travail. Elle a forcé de nombreux secteurs professionnels à pratiquer le télétravail, une solution permettant de limiter efficacement la propagation du virus.

Si cette méthode de travail présente des avantages comme des inconvénients, elle constitue aussi un véritable défi pour les employeurs. Voici quelques bonnes pratiques à mettre en place pour mieux gérer la productivité à distance.

Une politique claire

Veillez à établir une politique de travail à distance fondée sur des conditions claires qui couvrent notamment les points suivants:

Les horaires de travail
L’utilisation des outils de travail et du matériel informatique
Le soutien aux employés et les rencontres de suivi

Idéalement, ces conditions devront être exposées lors d'une séance de questions-réponses et approuvées par signature par vos employés. Cela permet d'éviter les méprises et de simplifier l'évaluation des performances de vos travailleurs.

Gardez tout de même à l'esprit qu'un travail effectué chez soi est très différent d'un travail effectué sur les lieux de travail habituels. Veillez donc à cultiver une certaine souplesse, par exemple à l'égard des horaires de vos employés ou de certains imprévus liés aux circonstances familiales.

Lutter contre l'isolement en favorisant les échanges

Si le télétravail possède de multiples atouts pour les employeurs et les employés, il présente aussi un inconvénient de taille : l'isolement. La présence physique de l'employeur et des collègues, de même que les interactions avec ces derniers constituent une grande motivation de travail pour la majorité des employés.

Veillez donc à communiquer de manière régulière avec ces derniers. Organisez au minimum deux entretiens hebdomadaires (individuellement et en groupe) : le premier pour procéder à la planification de l'activité de la semaine, le second afin d'effectuer un compte-rendu de cette dernière.

Pour préserver le sentiment d'appartenance à l'entreprise, soyez créatif en proposant à vos employés de partager des photos ou des vidéos, de faire des pauses récréatives et de célébrer des événements en direct (anniversaires, fêtes...).

Équipez correctement vos employés

Afin d'optimiser les tâches à distance de vos employés, veillez à leur fournir des équipements de travail adaptés.

Pour ce faire, certains employeurs offrent une allocation spéciale à leurs employés afin de leur permettre d'acquérir un ordinateur portable doté des logiciels nécessaires, une chaise de bureau, des fournitures ou encore une imprimante.

L'organisation et la supervision à distance du travail de vos employés peuvent être simplifiées par certains outils qui doivent être encadrés par une formation spéciale, ainsi qu'une politique de communications sécurisées.

Parmi ces outils, on retiendra notamment : les plateformes de gestion de projets (budget, heures de travail...), les logiciels de vidéoconférence et les outils de transferts de fichiers (très pratiques, surtout pour les entreprises de taille modeste dénuées d'intranet).

Dans le contexte du télétravail, rappelons que les employeurs doivent en tout temps agir avec une grande prudence afin d’éviter de porter atteinte à la vie privée de leurs employés, notamment en ce qui a trait à l’utilisation du matériel informatique.

« Dans le contexte où le télétravail prend de plus en plus d’importance, une surveillance des employés soulève des enjeux juridiques relatifs au droit à la vie privée, puisqu’il y a une certaine confusion entre le domicile et le lieu de travail, » souligne Verreau Dufresne, cabinet d’avocats en droit du travail.

Soyez à l'écoute

En tant qu'employeur utilisant le télétravail, vous devez être encore plus à l'écoute de vos employés. Soyez disponible auprès d'eux, par téléphone, par discussion virtuelle ou par mail, durant leur temps d'activité.

Soutenez-les en écoutant attentivement leurs suggestions, leurs soucis, leurs attentes et leurs doutes. Encouragez leurs prises de décisions et félicitez-les pour leurs efforts afin de renforcer leur sentiment de confiance.